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Comment devenir assistant administratif ?

Quelles sont les missions d’un assistant administratif ?

Seconder le pilote de la navette Entreprise

L’assistant administratif est un acteur polyvalent, présent dans de nombreuses structures professionnelles :

  • Les entreprises du privé (tous secteurs d’activité) ;
  • Les collectivités, administrations et établissements publics ;
  • Les associations.

L’assistant administratif prend en charge les tâches administratives courantes, non stratégiques, qui soulagent son responsable. Il est directement rattaché à la direction ou s’occupe d’un service en particulier, tout dépend de la taille et de l’organisation de la structure.

Son travail quotidien mêle la gestion administrative, le secrétariat, l’accueil et la communication d’informations en interne. Il est aussi concerné par l’organisation et la planification de réunions, de déplacements, de manifestations d’entreprise. Ses missions principales sont assez variées :

  • Saisie, traitement et classement des dossiers administratifs (comptabilité, RH, commercial) ;
  • Gestion du courrier et de la messagerie électronique de l’entreprise ;
  • Accueil physique et téléphonique (public, fournisseurs, clients) ;
  • Organisation des réunions et des déplacements d’entreprise ;
  • Gestion du planning du responsable.

En résumé, l’assistant administratif est un membre essentiel de la navette Entreprise, en qui le pilote doit avoir toute confiance. Il gère au mieux les affaires courantes et met tous les dossiers en bon ordre.

N’oubliez pas que l’assistant administratif est aussi un visage, une voix de la société, le contact privilégié du public et des clients.

Quelles sont les compétences de l’assistant administratif ?

Une organisation rigoureuse et un contact facile

Assistant administratif est un métier exigeant sur le thème du « savoir-être ». Certaines qualités indispensables sont requises :

  • Le sens du contact, de l’écoute et du service ;
  • La patience ;
  • La diplomatie.

L’aspirant doit être séduit par l’univers administratif, avoir le goût du travail efficace et rigoureux, le sens de l’organisation, du détail et de la discrétion. Il doit aussi montrer de bonnes qualités relationnelles, être naturellement accueillant et à l’écoute des autres. Ses interlocuteurs sont nombreux, au sein même de l’entreprise comme à l’extérieur. Au quotidien, il fait face à toutes sortes de sollicitations, de la part du public, des clients, des fournisseurs, de sa hiérarchie… En toutes circonstances, il doit renvoyer une image positive, faire preuve de patience et de sang-froid, pour gérer sans crise les temps forts de la journée ou de la saison.

Le métier d’assistant administratif demande des connaissances de base dans les domaines suivants :

  • La gestion administrative ;
  • La comptabilité ;
  • Le droit du travail et les ressources humaines.

L’assistant administratif a une connaissance précise des outils logiciels de gestion, des outils bureautiques incontournables, des tableurs et des systèmes de traitement de texte. Son expression écrite et orale est irréprochable. Il maîtrise les techniques de prise de note rapide et connaît tout de l’art de la synthèse.

Si le secteur d’activité de son entreprise le demande, l’assistant administratif doit savoir parler les langues étrangères utiles. L’apprentissage de l’anglais est évidemment prévu dans les programmes de formation au métier.

Assistant administratif : dans quelle structure exercer ?

Public, privé, associatif… Le vaste univers de l’assistant administratif

Le métier d’assistant administratif ouvre sur un vaste univers ! Public, privé, monde associatif… Le type de la structure, sa taille et son secteur d’activité peuvent largement varier.

L’assistant administratif peut offrir ses services à une association, à une société du secteur privé ou à un établissement public. Il peut très bien évoluer au sein d’un groupe d’envergure nationale ou internationale, avoir la responsabilité d’une équipe. Selon les cas, il s’occupe de toute la gestion administrative d’une (petite) structure, ou seulement d’une partie. Il est alors rattaché à un service particulier (commercial, logistique, RH…).

L’assistant administratif peut naturellement embarquer à destination du monde de l’administration publique, où il lui faudra passer par des concours pour espérer accéder à certains postes. Les collectivités territoriales, les établissements hospitaliers et autres structures publiques ou parapubliques publient régulièrement des offres d’emploi.

L’assistant administratif peut aussi exercer comme indépendant, à domicile. Il propose alors à une structure de prendre en charge toutes ses tâches administratives courantes. Chronophage, fastidieuse et pourtant indispensable, cette mission permet à un décideur de se dégager du temps pour se concentrer sur son objectif prioritaire : le développement et la croissance de son activité. Ainsi, il a l’assurance de confier ses dossiers à un spécialiste.

Combien gagne un assistant administratif ?

Prime aux assistants administratifs expérimentés !

La rémunération d’un assistant administratif varie en fonction de son niveau d’études et de ses expériences professionnelles.

En tant que salarié, il bénéficie d’un revenu mensuel brut compris entre 1 400 € et 2 250 €. En France, le salaire moyen d’un assistant administratif est situé autour des 1 800 € mensuels.

Les revenus de l’assistant administratif indépendant sont plus difficiles à évaluer. Celui-ci peut facturer son travail à l’heure ou à la tâche effectuée. Si vous choisissez d’opter pour l’indépendance et la liberté de l’auto-entreprise, gardez à l’esprit que vos revenus ne doivent pas dépasser un certain plafond (72 500 € annuels).

Quel diplôme pour devenir assistant administratif ?

Embarquez vers le monde professionnel avec un Bac+2

Les recruteurs demandent aux assistants administratifs des études de niveau Bac ou Bac+2.

Il est possible de s’intéresser dès la sortie du collège à l’univers du secrétariat et de la gestion administrative en se dirigeant vers un BEP/CAP ou un Baccalauréat professionnel. Mais les jeunes explorateurs de l’Espace administratif seront bien inspirés par la poursuite de leur cursus jusqu’au BTS. Cette formation leur permet de travailler en alternance, d’acquérir rapidement de l’expérience en entreprise, pour être directement opérationnels.

Les formations pour devenir assistant administratif touchent à des sujets larges du domaine administratif, de la gestion, du secrétariat, de la comptabilité et de la communication. Elles mettent aussi l’accent sur les langues étrangères, pour forger des profils très polyvalents.

Vous trouverez divers intitulés de formation pour le métier d’assistant administratif, au niveau Bac :

  • Bac professionnel Gestion-Administration ;
  • Bac technologique Sciences et Technologies Tertiaire.

La liste (non exhaustive) des formations supérieures présente des offres variées :

  • BTS Gestion PME ;
  • BTS Support à l’action managériale ;
  • BTS Comptabilité et Gestion ;
  • DUT Gestion des entreprises et des administrations ;
  • DUT Gestion administrative et commerciale.

Ces cursus permettent de se spécialiser dans des domaines particuliers de la gestion administrative, vers les ressources humaines, la comptabilité ou encore le commercial.

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Dans l’essentiel

Ce qu’il faut retenir du métier d’assistant administratif

Indispensable à la bonne marche administrative de l’entreprise, l’assistant administratif a un profil très polyvalent. Ses points forts ? Son sens du relationnel, sa rigueur et son efficacité. Personne de confiance qui seconde les décideurs, il a des missions plurielles, de la gestion courante des dossiers au secrétariat, en passant par la communication interne et externe.

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